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3个Excel必备的基础知识

软件分类:办公软件大小:1.91 GB时间:2018-12-07
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在学习一个软件的时候,最忌讳的就是眼高手低。一谈到学习Excel,好多小伙伴会觉得学宏、学 VBA 更高大上,学其他的基本操作太 Low。

举个例子:

很多人连「相对引用」和「绝对引用」都不知道是什么,听说 「Rank 函数」,或者 「Vlookup 函数」很厉害,也想用用看。

于是从网上找个教程,跟着磕磕绊绊地操作,最终可能解决问题,但是,下一次遇到类似情形的时候,很可能还是懵逼了。

你当然可以学 Excel 的高级功能,但是,在此之前,务必要把最基础的部分搞定。

比如下面这些知识,你知道么?

1.jpg

虽然很简单,但是很实用哦~

比如,我们了解这三个要点,能够让我们快速了解 Excel 的基本逻辑。

01 合格的公式写法

2.jpg

如果单元格 B34 里面要计算总和的话,一定不能写这种公式:

写法1

=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630

一定要把公式中的数字替换成单元格地址:

写法2

=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2

写成单元格地址最大的好处就是公式可复用,复用的意思是说,如果有其他列要计算总计,套用这个公式的逻辑就可以了。

虽然「写法2」完全正确,没有任何 Excel 的语法问题,但我们仍然不推荐。

为什么?太慢了嘛!有更快的方法就要用起来。

写法3

=Sum(B2:B33)

很多常见的公式比如总分、平均分、最大值、最小值等,Excel 都把它变成了函数。

所以,就不需要我们自己去写了,除非现有的函数解决不了这个问题,我们再自己造公式。

02 正确的日期格式

再举一个例子,以下几个日期格式,哪一个是正确的?

2016、3、22

2016.3.22

20160322

2016年3月22号

2016\3\22

2016。3。22

其实,以上六种日期的写法全是错的!

正确的写法应该是「2016-3-22」或者「2016/3/22」

只有用了正确格式的日期,才可以自由的转换格式,或者计算,一旦写成错误的日期格式就做不到了。

03 正确的表格结构

如果用 Excel 做数据分析,最重要的表格是「源数据表」。

只要你的「源数据表」设计得当,你就可以生成各种「老板要的表」,有时会用到「辅助表」来做一些中间运算,最终形成报表。

举例来说:如何制作一张成绩单

尽管我们工作或学习中的表格可能比这个复杂很多,但是,基本的原理都是通用的,而且,在教学过程中,越是简单典型的例子,越容易说明问题。

3.jpg

上面这张表可能我们通常看到的成绩单,但是,这个表格的设计有很大问题。

源数据表应该是这样设计的:

4.jpg

原因就在于第一张表中的数据,需要两个维度才能确定当前数据的意义。

比如,第一个数字 90,我需要向左看才知道是梅长苏的成绩,再往上看才知道是Word这门课的成绩。

表二只有一行是标题行,或者叫表头。其余的每一行都独立成行,记录了一条完整的数据。

这种设计方法最大的好处就是今后不管如何做统计、做报表,都极其方便。

文章标题:3个Excel必备的基础知识

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Microsoft Office excel 2016软件简介

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